Hvordan lage gode arbeidsinstrukser?

Kort svar: Gode arbeidsinstrukser sikrer at både arbeidsgiver og arbeidstaker forstår sine plikter og rettigheter. De bør være tydelige, praktiske og i tråd med lovverket, og utformes som en del av virksomhetens HR-dokumenter og HMS-arbeid.

Å lage gode arbeidsinstrukser er en viktig del av arbeidsgivers ansvar. Instruksene skal bidra til å skape et trygt og effektivt arbeidsmiljø, samtidig som de gir klare rammer for arbeidstakernes plikter. En godt utformet arbeidsinstruks mal kan være et nyttig verktøy for HR og ledelse, og sørger for at både lovpålagte krav og interne rutiner blir ivaretatt. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan du kan utarbeide arbeidsinstrukser som fungerer i praksis, og hvordan arbeidsgiver og arbeidstaker sammen kan bidra til et godt arbeidsmiljø.

Hvorfor er arbeidsinstrukser viktige?

Arbeidsinstrukser er mer enn bare interne retningslinjer – de er et sentralt verktøy for å sikre at virksomheten drives trygt, effektivt og i samsvar med lovverket. Arbeidsmiljøloven pålegger både arbeidsgiver og arbeidstaker plikter når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS). Instruksene skal derfor være en praktisk oversettelse av disse pliktene til konkrete handlinger i arbeidshverdagen.

For arbeidsgiver handler dette om å tydeliggjøre forventninger, ansvarsområder og rutiner. For arbeidstaker gir instruksene en trygghet i hva som kreves, og hvordan man skal handle i ulike situasjoner. Dette gjelder særlig når det oppstår feil, mangler eller farlige forhold på arbeidsplassen, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3 (2)(b). Klare instruksjoner reduserer risikoen for misforståelser og bidrar til å forebygge ulykker og konflikter.

En god arbeidsinstruks mal kan også være et viktig HR-dokument som sikrer lik behandling av ansatte og gir en strukturert tilnærming til opplæring og oppfølging. Dermed blir instruksene et verktøy som både styrker arbeidsmiljøet og ivaretar arbeidsgivers ansvar.

Lovgrunnlaget for arbeidsinstrukser

Arbeidsinstrukser må alltid utformes med utgangspunkt i gjeldende lovverk. To sentrale bestemmelser er:

• Arbeidsmiljøloven § 2-3: Denne bestemmelsen regulerer arbeidstakers medvirkningsplikt. Den pålegger arbeidstaker å bruke verneutstyr, melde fra om farlige forhold, avbryte arbeid som kan medføre fare, og bidra i oppfølging ved sykdom eller skade. Instruksene bør derfor konkretisere hvordan disse pliktene skal følges opp i praksis.
• Avtaleloven § 6-23: Denne bestemmelsen gjelder styreinstruks i selskaper med ansatterepresentasjon i styret. Selv om dette primært gjelder styrets arbeid, illustrerer den viktigheten av klare regler for roller, oppgaver og saksbehandling. På samme måte bør arbeidsinstrukser tydeliggjøre ansvarsforhold og prosedyrer i virksomheten.

Ved å bygge instruksene på lovverket sikrer man at de ikke bare er interne retningslinjer, men også juridisk forankrede dokumenter som styrker både arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter.

Hvordan utforme en arbeidsinstruks mal?

En arbeidsinstruks mal bør være enkel å bruke, men samtidig detaljert nok til å dekke de viktigste områdene. Følgende elementer bør inngå:

1. Formål og omfang

Beskriv hvorfor instruksen finnes, og hvilke arbeidsoppgaver eller situasjoner den gjelder for.

2. Roller og ansvar

Tydeliggjør hva som forventes av arbeidsgiver, arbeidstaker og eventuelle ledere. For eksempel at arbeidstaker skal melde fra om feil og mangler, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3 (2)(b).

3. Konkrete arbeidsrutiner

Lag trinnvise beskrivelser av hvordan oppgaver skal utføres. Dette kan inkludere bruk av verneutstyr, rapportering av hendelser og prosedyrer ved sykdom eller skade.

4. Oppfølging og kontroll

Beskriv hvordan instruksen skal følges opp, hvem som har ansvar for kontroll, og hvordan avvik håndteres.

5. Revisjon og oppdatering

Instruksen bør jevnlig gjennomgås og oppdateres for å sikre at den er i tråd med gjeldende lovverk og praksis.

En slik mal gjør det enklere for HR og ledelse å utarbeide konsistente og tydelige dokumenter som alle ansatte kan forstå og følge.

Arbeidsgivers ansvar ved arbeidsinstrukser

Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette innebærer å utarbeide klare arbeidsinstrukser som gir arbeidstakerne nødvendig veiledning. Arbeidsgiver må sørge for at instruksene er kjent, forstått og tilgjengelige for alle ansatte.

Arbeidsgiver må også legge til rette for at arbeidstakerne kan medvirke i utformingen av instruksene, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3 (1). Dette skaper eierskap og sikrer at instruksene er realistiske og tilpasset den faktiske arbeidshverdagen. Videre må arbeidsgiver følge opp at instruksene etterleves, og reagere dersom de ikke følges.

Et annet viktig aspekt er opplæring. Arbeidsgiver må sørge for at ansatte får nødvendig opplæring i hvordan instruksene skal brukes, og at de forstår konsekvensene av å ikke følge dem. Dette er en del av arbeidsgivers ansvar for HMS og for å forebygge ulykker og helseskader.

Arbeidstakers plikter i lys av arbeidsinstrukser

Arbeidstaker har en aktiv medvirkningsplikt når det gjelder HMS og arbeidsmiljø, jf. arbeidsmiljøloven § 2-3. Dette innebærer blant annet å:

• Bruke påbudt verneutstyr og opptre aktsomt (§ 2-3 (2)(a)).
• Melde fra om feil, mangler eller farlige forhold (§ 2-3 (2)(b)).
• Avbryte arbeid som kan medføre fare for liv eller helse (§ 2-3 (2)(c)).
• Rapportere trakassering eller diskriminering (§ 2-3 (2)(d)).
• Melde fra om skader eller sykdom relatert til arbeidet (§ 2-3 (2)(e)).
• Delta i oppfølgingsplaner og dialogmøter ved fravær (§ 2-3 (2)(f)-(g)).
• Følge påbud fra Arbeidstilsynet (§ 2-3 (2)(h)).

Arbeidsinstrukser bør derfor konkretisere hvordan disse pliktene skal følges opp i praksis. Dette gir arbeidstakerne en tydelig veiledning og bidrar til å skape et tryggere arbeidsmiljø.

Hvordan sikre at arbeidsinstrukser fungerer i praksis?

Selv de beste instruksene har liten verdi dersom de ikke brukes aktivt i virksomheten. For å sikre at arbeidsinstruksene fungerer i praksis, bør arbeidsgiver:

• Gjøre instruksene lett tilgjengelige, både digitalt og fysisk.
• Inkludere instruksene i opplæringsprogrammer for nye ansatte.
• Gjennomføre jevnlige oppdateringer og revisjoner.
• Involvere ansatte i evalueringen av instruksene.
• Ha rutiner for å følge opp avvik og brudd på instruksene.

Ved å integrere instruksene i den daglige driften, blir de et levende dokument som faktisk bidrar til bedre arbeidsmiljø og sikkerhet.

FAQ – Ofte stilte spørsmål

Hva er en arbeidsinstruks mal?

En arbeidsinstruks mal er et standardisert dokument som gir struktur for hvordan arbeidsinstrukser skal utformes. Den sikrer at alle nødvendige elementer er med.

Er arbeidsgiver pliktig til å lage arbeidsinstrukser?

Ja, arbeidsgiver har ansvar for å utarbeide klare instrukser som en del av HMS-arbeidet og for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø.

Hva skjer hvis en arbeidstaker ikke følger instruksene?

Brudd på arbeidsinstrukser kan få konsekvenser, både for sikkerheten og for arbeidsforholdet. Arbeidsgiver må følge opp slike brudd.

Kan arbeidstaker påvirke innholdet i instruksene?

Ja, arbeidstaker har en medvirkningsplikt og bør involveres i utformingen av instruksene for å sikre at de er realistiske og praktiske.

Hvor ofte bør arbeidsinstrukser oppdateres?

Instruksene bør gjennomgås jevnlig, og alltid når det skjer endringer i lovverk, arbeidsrutiner eller organisering.

Er arbeidsinstrukser det samme som personalhåndbok?

Nei, men de kan være en del av personalhåndboken. Arbeidsinstrukser er mer konkrete og oppgaveorienterte.

Sammendrag

• Arbeidsinstrukser er et viktig verktøy for å sikre et trygt og effektivt arbeidsmiljø.
• De bør bygge på lovverket, særlig arbeidsmiljøloven § 2-3.
• En arbeidsinstruks mal gir struktur og sikrer konsistens.
• Arbeidsgiver har ansvar for å utarbeide, formidle og følge opp instruksene.
• Arbeidstaker har plikt til å medvirke og følge instruksene i praksis.

Ta kontakt med oss i dag dersom du ønsker bistand til å utarbeide arbeidsinstrukser eller andre HR-dokumenter: Ta kontakt med oss i dag.

Vi benytter AI som støtteverktøy i arbeidet med å formidle juridisk kunnskap. Alt innhold kvalitetssikres, men kan inneholde feil. Innholdet er kun ment som generell informasjon – ikke som konkret juridisk rådgivning. Advokatfirmaet Molteberg Nilsen fraskriver seg ansvar for beslutninger eller handlinger basert på artiklene uten at konkret juridisk bistand er innhentet.