Kort svar: Virksomheter med minst fem ansatte plikter å ha skriftlige varslingsrutiner. Også mindre virksomheter kan ha plikt dersom forholdene tilsier det. Rutinene skal være tydelige, lett tilgjengelige og sikre at arbeidstakere kan varsle uten risiko for gjengjeldelse.
Varslingsrutiner er et sentralt virkemiddel i arbeidsmiljøloven for å sikre åpenhet, trygghet og rettferdig behandling på arbeidsplassen. Arbeidsgiver har en lovpålagt plikt til å utarbeide slike rutiner, og de må være en del av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS). Reglene skal beskytte både arbeidstakere som varsler og virksomheten som helhet, ved å legge til rette for at kritikkverdige forhold kan håndteres på en forsvarlig måte. I denne artikkelen går vi grundig gjennom hva loven krever, hvordan rutinene skal utformes, og hvilke rettigheter og plikter som gjelder for både arbeidsgiver og arbeidstaker.
Etter arbeidsmiljøloven § 2 A-6 (1) er hovedregelen at alle virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter å ha rutiner for intern varsling. Dette innebærer at de fleste små og mellomstore bedrifter omfattes av kravet. Men også virksomheter med færre enn fem ansatte kan være pålagt å ha slike rutiner dersom forholdene tilsier det. For eksempel kan dette være aktuelt dersom virksomheten har høy risiko for kritikkverdige forhold eller komplekse arbeidsmiljøutfordringer.
Formålet med regelen er å sikre at arbeidstakere har en trygg og forutsigbar måte å melde fra om kritikkverdige forhold på, uavhengig av virksomhetens størrelse. Dermed kan ingen arbeidsgivere unnlate å vurdere behovet for varslingsrutiner, selv om de har få ansatte.
Arbeidsmiljøloven § 2 A-6 (2)–(5) stiller klare krav til hvordan varslingsrutinene skal utformes. De skal være en del av virksomhetens systematiske HMS-arbeid etter § 3-1, og utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette sikrer at rutinene er forankret i organisasjonen og tilpasset virksomhetens faktiske behov.
Rutinene skal være skriftlige og minst inneholde:
Et viktig poeng er at rutinene ikke kan begrense arbeidstakers rett til å varsle, jf. § 2 A-6 (3). De skal være lett tilgjengelige for alle ansatte, slik at ingen er i tvil om hvordan de kan gå frem dersom de opplever eller blir kjent med kritikkverdige forhold.
Når et varsel er mottatt, har arbeidsgiver en aktivitetsplikt etter arbeidsmiljøloven § 2 A-3. Dette innebærer at arbeidsgiver må sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid. Det er ikke tilstrekkelig å registrere varselet – arbeidsgiver må aktivt følge opp og avklare de faktiske forholdene.
I tillegg skal arbeidsgiver sikre at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dersom det er nødvendig, må arbeidsgiver iverksette tiltak for å forebygge gjengjeldelse. Dette kan for eksempel innebære å skjerme varsleren fra urettmessig kritikk, trakassering eller andre negative reaksjoner. Reglene understreker at varsling skal være trygt og ikke føre til represalier.
Arbeidsmiljøloven § 2 A-2 regulerer fremgangsmåten for varsling. Arbeidstaker kan alltid varsle internt, enten direkte til arbeidsgiver, via virksomhetens rutiner, gjennom verneombud, tillitsvalgt eller advokat. Dette gir fleksibilitet og trygghet for arbeidstakeren.
Varsling kan også skje eksternt til offentlige tilsynsmyndigheter eller andre offentlige organer. I visse tilfeller kan arbeidstaker varsle til media eller offentligheten, men da gjelder strenge vilkår: arbeidstaker må være i aktsom god tro, forholdet må ha allmenn interesse, og intern varsling må være forsøkt eller vurdert som uhensiktsmessig.
Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling eventuelt har skjedd i strid med lovens regler, jf. § 2 A-2 (4). Dette styrker arbeidstakers rettssikkerhet og gjør det vanskeligere for arbeidsgiver å avvise varsler.
Varslingsrutiner er ikke et isolert tiltak, men en integrert del av virksomhetens systematiske HMS-arbeid etter arbeidsmiljøloven § 3-1. Dette innebærer at arbeidsgiver må se varslingsrutinene i sammenheng med øvrige tiltak for å sikre helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.
Systematisk HMS-arbeid innebærer blant annet å fastsette mål, kartlegge risiko, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risiko. Varslingsrutiner bidrar til å avdekke og forebygge kritikkverdige forhold, og er dermed et viktig verktøy for å oppfylle lovens krav. Arbeidsgiver skal også samarbeide med arbeidstakere og tillitsvalgte i dette arbeidet, noe som styrker legitimiteten og forankringen av rutinene.
I tillegg til interne varslingsrutiner har arbeidsgiver en særskilt plikt til å varsle myndighetene ved alvorlige hendelser. Etter arbeidsmiljøloven § 5-2 skal arbeidsgiver straks varsle Arbeidstilsynet og politiet dersom en arbeidstaker omkommer eller blir alvorlig skadet i en arbeidsulykke. Varslet skal bekreftes skriftlig, og verneombudet skal ha kopi.
Departementet kan også fastsette forskrifter som pålegger arbeidsgiver å varsle om andre typer ulykker, sykdom eller tilløp til ulykker. Dette understreker at varslingsplikten ikke bare gjelder internt, men også eksternt når det er nødvendig for å ivareta sikkerhet og helse.
Arbeidsmiljøloven § 4-2 fremhever at arbeidstakere og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert og gis mulighet til å medvirke i utformingen av systemer som påvirker arbeidshverdagen. Dette gjelder også varslingsrutiner. Arbeidsgiver må sørge for at ansatte får nødvendig opplæring og informasjon, slik at de kan bruke rutinene på en trygg og effektiv måte.
Medvirkning bidrar til at rutinene blir bedre tilpasset virksomhetens behov og at de ansatte har tillit til systemet. Dette er avgjørende for at varslingsordningen faktisk skal bli brukt i praksis.
Alle virksomheter med minst fem ansatte, samt mindre virksomheter der forholdene tilsier det, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-6.
Ja, rutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle ansatte, jf. § 2 A-6 (4)–(5).
De skal minst inneholde en oppfordring til å varsle, fremgangsmåte for varsling og fremgangsmåte for arbeidsgivers behandling av varselet, jf. § 2 A-6 (4).
Nei, rutinene kan ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle, jf. § 2 A-6 (3).
Arbeidsgiver har aktivitetsplikt etter § 2 A-3. Manglende oppfølging kan være et brudd på loven og kan få alvorlige konsekvenser.
Loven krever ikke anonym varsling, men virksomheten kan legge til rette for det i sine rutiner.
Ta kontakt med oss i dag dersom du ønsker bistand til å utarbeide eller forbedre varslingsrutiner i din virksomhet.
Vi benytter AI som støtteverktøy i arbeidet med å formidle juridisk kunnskap. Alt innhold kvalitetssikres, men kan inneholde feil. Innholdet er kun ment som generell informasjon – ikke som konkret juridisk rådgivning. Advokatfirmaet Molteberg Nilsen fraskriver seg ansvar for beslutninger eller handlinger basert på artiklene uten at konkret juridisk bistand er innhentet.