Kort svar: Arbeidsgivere må ha klare rutiner for sykefravær som inkluderer registrering, oppfølgingsplaner og dialogmøter. Dette er lovpålagte plikter som skal sikre både arbeidstakers rettigheter og arbeidsgivers ansvar for tilrettelegging.
Å lage gode sykefraværsrutiner er avgjørende for å sikre et trygt og inkluderende arbeidsmiljø. Rutinene skal ikke bare ivareta arbeidstakerens behov under sykdom, men også sørge for at arbeidsgiver oppfyller sine lovpålagte plikter. Dette innebærer blant annet å føre statistikk over sykefravær, utarbeide oppfølgingsplaner, gjennomføre dialogmøter og dokumentere prosessen. Ved å ha tydelige rutiner kan virksomheten redusere sykefraværet, styrke arbeidsmiljøet og unngå konflikter. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan arbeidsgivere kan utarbeide slike rutiner i tråd med arbeidsmiljøloven og folketrygdloven.
Sykefraværsrutiner er mer enn bare et administrativt verktøy – de er et sentralt virkemiddel for å ivareta både arbeidstaker og arbeidsgiver. Arbeidsmiljøloven § 4-6 pålegger arbeidsgiver å tilrettelegge for ansatte med redusert arbeidsevne, og dette krever systematiske rutiner. Når en arbeidstaker blir syk, er det viktig at arbeidsgiver raskt setter i gang prosesser for å vurdere arbeidsevne, tilrettelegging og muligheter for tilbakeføring til arbeid.
Uten klare rutiner kan sykefravær føre til langvarige fravær, manglende oppfølging og i verste fall konflikter. Med gode rutiner sikrer man at oppfølgingen skjer i tide, at arbeidstaker føler seg ivaretatt, og at arbeidsgiver oppfyller sine plikter etter loven. Dette bidrar til et bedre arbeidsmiljø, reduserer risikoen for feil og gir forutsigbarhet for alle parter.
Arbeidsgiver har flere lovpålagte plikter når det gjelder sykefravær. Etter folketrygdloven § 25-2 skal arbeidsgiver føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Videre skal det utarbeides oppfølgingsplaner og gjennomføres dialogmøter i tråd med arbeidsmiljøloven § 4-6. Oppfølgingsplanen skal sendes til NAV senest en uke før dialogmøter, og arbeidsgiver må kunne dokumentere hvordan oppfølgingen er gjennomført.
Arbeidsmiljøloven § 5-1 pålegger også arbeidsgiver å registrere skader og sykdommer som kan ha sammenheng med arbeidsplassen. Dette registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud og bedriftshelsetjenesten. Samlet sett innebærer dette at arbeidsgiver må ha et systematisk rammeverk for å håndtere sykefravær, både for å oppfylle lovkrav og for å sikre et godt arbeidsmiljø.
En oppfølgingsplan er et sentralt verktøy i sykefraværsrutiner. Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje ledd skal arbeidsgiver i samråd med arbeidstaker utarbeide en plan senest etter fire ukers fravær. Planen skal inneholde:
Planen skal deles med sykmelder og sendes til NAV før dialogmøter. Dette sikrer at alle involverte parter har et felles utgangspunkt for å finne løsninger. En godt utarbeidet oppfølgingsplan kan være avgjørende for å få arbeidstakeren raskere tilbake i arbeid, enten i full stilling eller med tilpassede oppgaver.
Dialogmøter er en viktig del av sykefraværsoppfølgingen. Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 fjerde ledd skal arbeidsgiver innkalle til dialogmøte senest innen syv uker etter at arbeidstaker har vært helt borte fra arbeidet. For delvis fravær kan møtet holdes når en av partene anser det som hensiktsmessig. NAV kan også innkalle til dialogmøte etter folketrygdloven § 8-7 a, senest etter 26 ukers fravær.
I møtene deltar arbeidsgiver, arbeidstaker og eventuelt sykmelder. Andre aktører som bedriftshelsetjenesten eller NAV kan også delta. Formålet er å diskutere oppfølgingsplanen, vurdere tilrettelegging og finne løsninger som kan bidra til tilbakeføring til arbeid. Arbeidsgiver må dokumentere hvem som har deltatt og hvordan møtet er gjennomført.
Et annet viktig element i sykefraværsrutiner er registrering og statistikk. Etter folketrygdloven § 25-2 og arbeidsmiljøloven § 5-1 skal arbeidsgiver føre oversikt over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Dette gir virksomheten et grunnlag for å analysere fraværsmønstre og iverksette forebyggende tiltak. Registeret må føres på en måte som ivaretar personvernet, og medisinske opplysninger kan kun registreres med samtykke fra arbeidstaker.
Statistikken kan brukes til å identifisere områder hvor det er behov for bedre tilrettelegging eller forebyggende tiltak. For eksempel kan høyt sykefravær i en avdeling indikere arbeidsmiljøutfordringer som bør adresseres. Dermed blir registreringen et viktig styringsverktøy for både HR og ledelsen.
Arbeidsgiver har en plikt til å tilrettelegge for arbeidstakere som har redusert arbeidsevne, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6 første ledd. Dette kan innebære endringer i arbeidsoppgaver, arbeidstid eller arbeidsutstyr. Målet er at arbeidstaker skal kunne fortsette i sitt vanlige arbeid så langt det er mulig. Dersom dette ikke lar seg gjøre, kan overføring til annet arbeid vurderes, men da i samråd med arbeidstaker og tillitsvalgte.
Tilrettelegging er ikke bare en juridisk plikt, men også en investering i arbeidsmiljøet. Ved å tilpasse arbeidsforholdene kan man beholde verdifull kompetanse og redusere kostnader knyttet til sykefravær og rekruttering. Gode rutiner for tilrettelegging bør derfor være en integrert del av virksomhetens sykefraværsrutiner.
For å sikre at alle plikter følges, bør virksomheten utarbeide en skriftlig mal for sykefraværsrutiner. Denne bør inneholde:
Malen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, og den bør jevnlig oppdateres i tråd med endringer i lovverket. Ved å ha en tydelig mal reduseres risikoen for feil og misforståelser, og både arbeidsgiver og arbeidstaker får forutsigbarhet i oppfølgingsprosessen.
Arbeidsgiver må føre statistikk, utarbeide oppfølgingsplaner, gjennomføre dialogmøter og tilrettelegge for arbeidstaker, jf. folketrygdloven § 25-2 og arbeidsmiljøloven § 4-6.
Planen skal utarbeides senest etter fire ukers fravær og deles med sykmelder, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje ledd.
Arbeidsgiver, arbeidstaker og eventuelt sykmelder. NAV og bedriftshelsetjenesten kan også delta, jf. folketrygdloven § 8-7 a.
Ja, så langt det er mulig. Arbeidsgiver skal forsøke å tilrettelegge slik at arbeidstaker kan fortsette i sitt vanlige arbeid, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6 første ledd.
Manglende oppfølging kan føre til reaksjoner fra Arbeidstilsynet eller NAV, og det kan skape konflikter med arbeidstaker.
Ja, i spesielle tilfeller som ved turnusordninger eller reiseruter, jf. folketrygdloven § 8-25.
Trenger du hjelp til å utarbeide gode sykefraværsrutiner? Ta kontakt med oss i dag for juridisk bistand og skreddersydde løsninger for din virksomhet.
Vi benytter AI som støtteverktøy i arbeidet med å formidle juridisk kunnskap. Alt innhold kvalitetssikres, men kan inneholde feil. Innholdet er kun ment som generell informasjon – ikke som konkret juridisk rådgivning. Advokatfirmaet Molteberg Nilsen fraskriver seg ansvar for beslutninger eller handlinger basert på artiklene uten at konkret juridisk bistand er innhentet.