Kort svar: Arbeidsgivere må behandle personopplysninger om ansatte i samsvar med GDPR, arbeidsmiljøloven og folketrygdloven. Det innebærer at opplysninger kun kan samles inn når det er saklig grunn, og at arbeidsgiver må sikre at behandlingen ikke er uforholdsmessig eller krenkende for arbeidstaker.
Som arbeidsgiver har du en rekke plikter når det gjelder behandling av personopplysninger om ansatte. Dette gjelder både ved ansettelse, under arbeidsforholdet og ved avslutning. Regelverket er strengt, og det er avgjørende å balansere virksomhetens behov med arbeidstakers rett til personvern. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvilke regler som gjelder, hvilke opplysninger som kan innhentes, og hvordan arbeidsgiver bør gå frem for å sikre en lovlig og forsvarlig behandling av personopplysninger. Vi tar utgangspunkt i arbeidsmiljøloven, folketrygdloven og personopplysningsloven (GDPR).
Arbeidsgiver kan bare iverksette kontrolltiltak dersom det foreligger en saklig grunn i virksomhetens forhold, og tiltaket ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren (arbeidsmiljøloven § 9-1). Dette betyr at arbeidsgiver må foreta en vurdering av nødvendighet og forholdsmessighet før tiltak settes i verk. Eksempler på kontrolltiltak kan være overvåkning av e-post, kameraovervåkning eller tidsregistrering.
Videre gjelder personopplysningsloven (GDPR) for arbeidsgivers behandling av opplysninger i forbindelse med slike tiltak. Dette innebærer at arbeidsgiver må ha et rettslig grunnlag for behandlingen, informere arbeidstakerne og sikre at opplysningene behandles på en trygg måte. Brudd på disse reglene kan medføre både bøter og erstatningsansvar.
Arbeidsgiver har svært begrenset adgang til å innhente helseopplysninger ved ansettelse. Etter arbeidsmiljøloven § 9-3 kan det kun bes om opplysninger som er nødvendige for å utføre de arbeidsoppgaver som knytter seg til stillingen. Det er altså ikke tillatt å be om generelle helseopplysninger eller å iverksette tiltak for å innhente slike opplysninger på annen måte.
Dette verner arbeidssøkere mot unødvendig innblanding i privatlivet og sikrer at ansettelsesprosessen skjer på en rettferdig og saklig måte. Arbeidsgiver må derfor være nøye med hvordan stillingsutlysninger utformes, og hvilke spørsmål som stilles under intervjuer.
Arbeidsgiver kan som hovedregel ikke be om opplysninger om søkernes politiske standpunkter eller medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner (arbeidsmiljøloven § 13-4). Dette gjelder både i stillingsutlysninger og under intervjuer. Unntak kan gjøres dersom stillingens karakter eller virksomhetens formål gjør slike opplysninger nødvendige, for eksempel i politiske organisasjoner.
Det samme gjelder opplysninger som omfattes av likestillings- og diskrimineringsloven § 30. Dette regelverket skal sikre at ansettelsesprosesser skjer uten diskriminering og at arbeidssøkere ikke utsettes for usaklig forskjellsbehandling.
Arbeidsgiver har plikt til å registrere seg i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret innen fredag i uken etter at en arbeidstaker er ansatt eller et oppdrag er gitt (folketrygdloven § 25-1). Det samme gjelder melding om opphør av arbeidsforhold. Dette er en viktig del av myndighetenes kontrollsystem og bidrar til korrekt rapportering av arbeidsforhold.
I tillegg kan departementet pålegge arbeidsgivere å gi ytterligere opplysninger, blant annet om utbetalinger eller fordeler til arbeidstakere (folketrygdloven § 25-10). Dette understreker arbeidsgivers plikt til å bidra til et transparent og lovlig system for registrering og oppfølging av arbeidsforhold.
Ved leie av arbeidstakere fra bemanningsforetak gjelder særlige regler om opplysningsplikt og innsynsrett (arbeidsmiljøloven § 14-12 b). Innleier må gi bemanningsforetaket nødvendige opplysninger for å sikre likebehandling, og arbeidstakeren har rett til innsyn i egne lønns- og arbeidsvilkår. Tillitsvalgte hos innleier kan også kreve dokumentasjon.
Disse opplysningene er underlagt taushetsplikt og kan kun brukes til å sikre eller undersøke om kravet om likebehandling er oppfylt. Dette regelverket er viktig for å beskytte innleide arbeidstakere mot forskjellsbehandling og sikre rettferdige arbeidsvilkår.
Arbeidsgiver må være forberedt på at Arbeidstilsynet kan kreve opplysninger som er nødvendige for å utøve tilsyn med loven (arbeidsmiljøloven § 18-5). Dette gjelder selv om opplysningene er underlagt taushetsplikt. Opplysningsplikten kan også gjelde andre virksomheter dersom det anses forholdsmessig.
Det er imidlertid begrensninger: Arbeidstilsynet kan ikke kreve utlevering av særlige kategorier av personopplysninger som definert i GDPR artikkel 9. Dette viser hvordan regelverket balanserer behovet for kontroll med hensynet til arbeidstakers personvern.
Behandling av personopplysninger henger også sammen med kravet til et forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø. Etter arbeidsmiljøloven § 4-3 skal arbeidsgiver sikre at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas, og at de ikke utsettes for trakassering eller utilbørlig opptreden. Dette innebærer at arbeidsgiver må være varsom med hvordan opplysninger brukes, og unngå tiltak som kan oppleves som krenkende eller overvåkende.
Et godt personvern bidrar til trygghet og tillit i arbeidsforholdet, og er en viktig del av det helhetlige arbeidsmiljøet.
Ja, men kun dersom det foreligger saklig grunn og tiltaket ikke er uforholdsmessig (arbeidsmiljøloven § 9-1).
Bare dersom opplysningene er nødvendige for å utføre arbeidsoppgavene i stillingen (arbeidsmiljøloven § 9-3).
Som hovedregel nei, med mindre stillingens karakter gjør det nødvendig (arbeidsmiljøloven § 13-4).
Arbeidsgiver må registrere både ansettelse og opphør av arbeidsforhold innen fristen (folketrygdloven § 25-1).
Ja, men ikke i særlige kategorier av personopplysninger som definert i GDPR (arbeidsmiljøloven § 18-5).
Innleier og bemanningsforetak har opplysningsplikt for å sikre likebehandling, og opplysningene er underlagt taushetsplikt (arbeidsmiljøloven § 14-12 b).
Trenger du hjelp til å sikre at din virksomhet behandler personopplysninger korrekt? Ta kontakt med oss i dag for juridisk bistand.
Vi benytter AI som støtteverktøy i arbeidet med å formidle juridisk kunnskap. Alt innhold kvalitetssikres, men kan inneholde feil. Innholdet er kun ment som generell informasjon – ikke som konkret juridisk rådgivning. Advokatfirmaet Molteberg Nilsen fraskriver seg ansvar for beslutninger eller handlinger basert på artiklene uten at konkret juridisk bistand er innhentet.