Kort svar: Arbeidsgiver kan kun innhente opplysninger som er nødvendige og relevante for stillingen. Det er forbudt å spørre om politiske standpunkter, fagforeningsmedlemskap eller unødvendige helseopplysninger. Enkelte unntak gjelder dersom stillingens karakter krever det, og all behandling av personopplysninger må skje i tråd med GDPR.
Å ansette en ny medarbeider innebærer både juridiske og praktiske vurderinger. Arbeidsgiver må balansere behovet for informasjon med hensynet til søkerens personvern og rettigheter. Reglene i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven setter klare rammer for hvilke opplysninger som kan innhentes, hvordan de skal behandles og hvilke plikter arbeidsgiver har. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvilke opplysninger som kan kreves, hvordan referansesjekk og politiattest håndteres, og hvordan GDPR påvirker ansettelsesprosessen.
Arbeidsmiljøloven § 13-4 fastslår at arbeidsgiver ikke kan be om opplysninger om en søkers politiske standpunkter eller medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner. Dette gjelder både i stillingsutlysningen og på andre måter under ansettelsesprosessen. Formålet er å beskytte arbeidssøkere mot diskriminering og sikre at ansettelsesprosessen er rettferdig og basert på kvalifikasjoner.
Det finnes likevel unntak. Dersom stillingens karakter eller virksomhetens formål gjør det nødvendig å fremme bestemte politiske syn, kan slike opplysninger kreves. Et eksempel kan være en stilling i en politisk organisasjon hvor arbeidstakerens rolle er avgjørende for å fremme organisasjonens formål. I slike tilfeller må det fremgå tydelig i stillingsutlysningen at slike opplysninger vil bli etterspurt (§ 13-4 (2)).
Arbeidsgiver kan heller ikke innhente opplysninger som er forbudt etter likestillings- og diskrimineringsloven § 30, som gjelder sensitive personopplysninger knyttet til religion, etnisitet, seksuell orientering og lignende (§ 13-4 (3)).
Arbeidsmiljøloven § 9-3 setter klare grenser for hvilke helseopplysninger arbeidsgiver kan innhente. Utgangspunktet er at arbeidsgiver ikke kan be om helseopplysninger utover det som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene i stillingen. Dette betyr at generelle spørsmål om helse, sykdomshistorikk eller fremtidig helserisiko ikke er tillatt.
Arbeidsgiver kan imidlertid stille spørsmål dersom det er en direkte sammenheng mellom helsetilstanden og arbeidsoppgavene. For eksempel kan det være relevant å spørre om en søker har fysiske forutsetninger for å utføre tungt manuelt arbeid dersom stillingen krever dette. Men slike spørsmål må alltid være saklig begrunnet og begrenset til det som er nødvendig.
Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilke opplysninger som kan innhentes, men hovedregelen er klar: helseopplysninger skal ikke brukes som et generelt seleksjonsverktøy (§ 9-3 (1)).
Folketrygdloven § 25-1 pålegger arbeidsgiver å registrere seg i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. Dette må gjøres innen fredag i uken etter at en person er ansatt eller engasjert som oppdragstaker. Registreringen er en del av arbeidsgivers plikt til å rapportere inn arbeidsforhold og sikre korrekt behandling av trygderettigheter.
Arbeidsgiver må også sende melding om både inntak og opphør av arbeidsforhold. Dette gjøres via a-ordningen, som reguleres av a-opplysningsloven § 5. Formålet er å sikre at myndighetene har oppdaterte opplysninger om arbeidsforhold, noe som er avgjørende for beregning av ytelser, skatt og trygderettigheter.
Departementet kan gi forskrifter som pålegger arbeidsgiver å gi ytterligere opplysninger, eller som regulerer hvem som kan få tilgang til opplysningene (§ 25-1 tredje ledd). Dette understreker arbeidsgivers ansvar for korrekt og rettidig rapportering.
Ved innleie av arbeidstakere fra bemanningsforetak gjelder særlige regler i arbeidsmiljøloven § 14-12 b. Innleier må gi bemanningsforetaket de opplysningene som er nødvendige for at foretaket kan oppfylle kravet om likebehandling. Dette innebærer at innleide arbeidstakere skal ha samme lønns- og arbeidsvilkår som om de var ansatt direkte hos innleier.
Bemanningsforetaket har på sin side plikt til å gi arbeidstakeren opplysninger som gjør det mulig å vurdere om likebehandlingskravet er oppfylt. Videre kan både innleier og tillitsvalgte kreve dokumentasjon på hvilke vilkår som er avtalt (§ 14-12 b (3)-(4)).
Alle parter som mottar slike opplysninger er underlagt taushetsplikt, og opplysningene kan kun brukes til å sikre eller kontrollere at likebehandlingskravet overholdes (§ 14-12 b (5)). Dette er en viktig del av arbeidsgivers ansvar ved bruk av innleid arbeidskraft.
Selv om GDPR ikke er direkte nevnt i de aktuelle lovbestemmelsene, er reglene om personvern svært relevante i ansettelsesprosessen. Når arbeidsgiver innhenter opplysninger om søkere, skjer dette som behandling av personopplysninger. Det innebærer at arbeidsgiver må ha et lovlig behandlingsgrunnlag, og at opplysningene kun kan brukes til formål som er nødvendige og relevante for ansettelsen.
Dette betyr at arbeidsgiver må være særlig varsom ved referansesjekk, innhenting av politiattest eller andre bakgrunnskontroller. Opplysningene må behandles konfidensielt, lagres sikkert og slettes når de ikke lenger er nødvendige. Søkerne har også rettigheter etter GDPR, blant annet rett til innsyn og rett til å få opplysninger rettet eller slettet.
Arbeidsgiver bør derfor ha klare rutiner for hvordan personopplysninger håndteres i rekrutteringsprosessen, og sikre at alle som deltar i prosessen er kjent med regelverket.
Referansesjekk er en vanlig del av ansettelsesprosessen, men må gjennomføres i tråd med regelverket. Arbeidsgiver kan innhente referanser dersom søkeren har gitt samtykke, og opplysningene må være relevante for stillingen. Det er ikke tillatt å stille spørsmål som går utover det som er nødvendig for å vurdere søkerens kvalifikasjoner og egnethet.
Politiattest kan kreves i enkelte stillinger, men kun dersom det er hjemlet i lov eller forskrift. Dette gjelder typisk stillinger som innebærer arbeid med barn, helse- og omsorgsoppgaver eller andre roller hvor sikkerhetshensyn gjør det nødvendig. Arbeidsgiver kan ikke kreve politiattest uten et klart rettslig grunnlag.
Både ved referansesjekk og politiattest gjelder prinsippene om nødvendighet, relevans og konfidensialitet. Arbeidsgiver må sikre at opplysningene behandles i samsvar med GDPR og slettes når de ikke lenger er nødvendige.
Nei, dette er forbudt etter arbeidsmiljøloven § 13-4, med mindre stillingens karakter gjør det nødvendig.
Bare dersom opplysningene er nødvendige for å utføre arbeidsoppgavene, jf. arbeidsmiljøloven § 9-3.
Ja, men kun med samtykke fra søkeren og innenfor rammen av nødvendige og relevante opplysninger.
Kun når det er hjemlet i lov eller forskrift, typisk i stillinger med ansvar for barn eller sikkerhet.
GDPR krever at arbeidsgiver har lovlig grunnlag for å behandle personopplysninger, og at opplysningene behandles sikkert og slettes når de ikke lenger er nødvendige.
Ja, arbeidsgiver må registrere ansatte i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret innen en uke etter ansettelse, jf. folketrygdloven § 25-1.
Ta kontakt med oss i dag dersom du ønsker juridisk bistand i forbindelse med ansettelsesprosesser eller spørsmål om hvilke opplysninger du kan innhente.
Vi benytter AI som støtteverktøy i arbeidet med å formidle juridisk kunnskap. Alt innhold kvalitetssikres, men kan inneholde feil. Innholdet er kun ment som generell informasjon – ikke som konkret juridisk rådgivning. Advokatfirmaet Molteberg Nilsen fraskriver seg ansvar for beslutninger eller handlinger basert på artiklene uten at konkret juridisk bistand er innhentet.